Till funktionärer och medlemmar i STALklubben.

Årsmötet för STALklubben närmar sig igen, så nu behöver vi få årsredovisningar för sektionerna inlämnade.

Finns ingen ekonomisk verksamhet, så vill vi minst få in en årsberättelse över årets händelser lämnas om inte verksamheten skall ses som inaktiv/vilande. Komplettera även vilka ansvariga funktionärer ni har i sektionen/verksamheten om det skett förändringar.

Handlingar som skall lämnas är:

* Årsberättelse * Ekonomiskt årsbokslut (när detta görs av sektionen), inklusive (om aktuellt): o inventarielista plus avskrivningsplan o lagerinvertering * Ekonomisk sammanställning enligt formulär (skickas ut till alla sektioner). * Verifikationer * Mötesprotokoll

Att tänka på är också att eventuella kvitton mm som eventuellt skall betalas av huvudföreningen gällande föregående år snarast kommer in (gäller de sektioner som inte har egen bokföring (som exemepelvis Villa leire, Skogstorp). Finns eventuella problem med att hinna klart till utsagda datum ovan behöver jag få reda på detta snarast möjligt.

För intresserade sektioner finns numera även möjligheter att spara undan äldre redovisning/dokumentation centralt hos klubben i en lokal vi förfogar över i Laboratoriehuset (före detta biblioteket).

Har ni frågor ytterligare gällande årsredovisningen så är ni välkommna med dessa till mig.

M.v.h. Mårten Mårtensson, kassör STALklubben.

PS. Utdrag ur våra stagar gällande revision & årsmöte från vår hemsida, http://www.stalklubben.org/twiki/bin/view/Main/FoereningsStadgar

//

§7. Räkenskapsår

Räkenskapsåret sammanfaller med kalenderåret.

För granskning av styrelsens förvaltning utser klubben vid årsmötet två revisorer samt en suppleant, för det löpande arbetsåret. Revisorerna åligger att granska styrelsens räkenskaper och protokoll samt att avge revisionsberättelse till klubbens årsmöte.

Räkenskaper och protokoll skall ställas till revisorernas förfogande 14 dagar före årsmötet, vid vilken revisionsberättelsen skall föreligga för behandling. Revisionsberättelsen skall innehålla förslag rörande ansvarsfrihet för styrelsen.

§8. Klubbmöten

* Mom.1. Klubben håller minst ett ordinarie, vilket samtidigt utgör årsmöte före april utgång. * Mom.2. Extra möten hålles på kallelse av styrelsen. Om minst 15 medlemmar så påfordrar skall styrelsen kalla till extra sammanträde. * Mom.3. Kallelse till ordinarie och till extra klubbmöte skall ske två gånger, en månad respektive en vecka före avsedd mötesdag genom företagens informationssystem. Kallelsen skall innehålla tid och plats för klubbmötet jämte utdrag ur dagordningen, varvid skall anges de viktigaste frågorna. * Mom.4. Klubbmöten skall avhållas med minst en veckas uppehåll mellan dessa. * Mom.5. Platsen för ordinarie klubbmöte skall vara Finspång. * Mom.6. Vid årsmöte skall följande obligatoriska ärenden förekomma till behandling i nedan angiven ordning:

1. Val av ordförande och sekreterare för årsmötet.
2. Styrelsens berättelse för det gångna året.
3. Balans- samt vinst- och förlusträkning för det gångna året.
4. Revisorernas berättelse för det gångna året, samt beslut rörande ansvarsfrihet för styrelsen och funktionärer.
5. Fastställande av budget för nästa kalenderår.
6. Val av ordförande eller kassör på två år
7. Val av tre stycken övriga styrelseledamöter på två år
8. Val av revisorer och revisorsuppleanter
9. Val av erforderliga funktionärer. 10. Val av valberedning.

* Mom.7. Vid ordinarie klubbmöte kan varje av närvarande medlem väckt förslag eller till styrelsen ingivet skriftlig upprättat förslag upptagas till behandling. Beslut i ekonomiska och andra viktiga frågor får dock icke fattas utan att styrelsen dessförinnan yttrat sig i ärendet. //

DS.